Mít kancelář je luxus, stačí adresa
V době, kdy se dá spousta věcí vyřídit telefonem nebo po internetu, není nutné kancelář přímo vlastnit nebo pronajímat. Docela dobře se dá řídit firmu a spolupracovat s lidmi od jednoho stolu. Přesto se ale stane, že je zapotřebí sejít se s kolegy pracujícími na různých místech či si někoho pozvat k jednání na neutrální půdě. Nebo je pro společnost důležité, aby měla sídlo ve velkém městě.
Řada firem má k dispozici nějakou kancelář. Buď ji vlastní, nebo si ji pronajme. Obvykle se ještě musí postarat o její vybavení, protože nabídka zařízených kanceláří k pronájmu je velice malá a nábytek bývá když ne poškozený, tak zastaralý.
Nájemné, které se platí, není zanedbatelné. Zvláště pro malé firmy, kde se hlídá každá koruna nákladů, jsou vlastní kanceláře zbytečným přepychem.
Mějte virtuální kancelář
Virtuální kancelář nabízí především adresu sídla firmy. Společnosti, které s adresami obchodují, umožňují uvést jméno zájemce na seznamu mezi ostatními nájemci u vstupu budovy.
Adresa musí být samozřejmě prestižní. Jejímu výběru je věnována velká pozornost. Zprostředkující agentury nabízejí především ty v centru města, v Praze ve čtvrtích, kde se obchoduje. Většina agentur jich má několik. Podle lokality se odvíjí cena za adresu kanceláře. Může se ale stát, že se na těchto adresách chcete skutečně setkat s obchodním partnerem. Pro tyto případy některé agentury dovolí skutečnou kancelář využívat v rámci smlouvy určitý počet hodin měsíčně, jiné zase nabízí možnost využití zasedacích prostor. Jen je nutné jeden den předem nahlásit, kdy je skutečná kancelář nebo zasedačka potřeba. Do virtuální kanceláře chodí firmě samozřejmě i pošta. Zásilky se zde shromažďují a jsou přeposílány podle nastaveného režimu na domluvenou adresu, kde ji firma potřebuje mít. Do nabídky služeb patří často také kurýrní a přepravní servis. Většinou se platí za jednotlivé pochůzky - třeba deset korun za kus. Zvláštní pozornost je věnována telefonním službám. Firma se může prezentovat číslem pevné linky a sjednat si buď hlasovou schránku, nebo vyřízení telefonátů zástupně - dle instrukcí, které jsou domluveny.
Do virtuální kanceláře se dají i zasílat faxy. Podle nastaveného režimu jsou opět shromážděny a zaslány. Speciální technologie umožňují přesměrování hovorů na číslo, které určíte.
Je také možné používat hlasovou schránku tak, aby ji firma mohla kdykoli využívat i ze vzdáleného místa. Tato služba stojí okolo tří tisíc ročně. Agentuře můžete také zadat vyhotovení webových stránek, zpracování dokladů pro daňového poradce.
V případě, že firma vedle virtuální kanceláře nabízí občas i tu skutečnou, můžete počítat s telefonní a internetovou přípojkou, možností používat scan a kopírku, automaty na kávu a jiné nápoje.
Agentury také disponují týmem profesionálních asistentek, které jsou podle potřeby k dispozici. Podobně jako technici, kteří vyřeší případné problémy se svéhlavým počítačem nebo datovým projektorem.
Porady, školení, semináře
Když je nutné svolat poradu nebo zajistit školení, můžete využít zasedací místnosti, perfektně technicky vybavené zasedací místnosti a videokonferenční studia.Ceny pronájmů sálů jsou závislé na jejich velikosti. Zcela malá zasedací místnost pro osm osob přijde na jeden den na 600 až 1000 korun. Větší sál pro 28 lidí na 1200 až 1500 korun.
Promítací techniku je možné zapůjčit za poplatek okolo 500 korun na den. Samozřejmostí je i zajištění občerstvení pozvaných hostů, cena je závislá na rozsahu podávaného pohoštění.
Mezi další služby, které agentury v případě pronájmu skutečné kanceláře nabízejí, patří provedení návrhů a výroba vizitek nebo hlavičkového papíru společnosti. Je zde možné také využívat kopírku.
