Elektronicky podpis
06.11.2007
Uvedená novela zákona je prevratnou zmenou v spôsobe komunikácie s
úradmi štátnej správy, resp. obchodným registrom, pretože okrem iného,
časovo ako aj finančne zjednodušuje podávanie návrhov na zápis či zmeny
spoločností na miestne príslušný obchodný register. Elektronický zaručený podpis alias „digitálny podpis“.
Tak ako sa človek na úradoch identifikuje občianskym preukazom, digitálny podpis overí jeho totožnosť pri odoslaní dokumentu e-mailom. Skrýva však v sebe ešte jednu funkciu. Dokáže overiť, či dokument obsahuje práve tie informácie, ktoré občan podpísal. Znamená to, že neexistuje spôsob ako obsah podpísaného dokumentu zmeniť, či sfalšovať. Súbor je zašifrovaný a bez vášho osobného kľúča je jeho obsah prístupný iba pre čítanie.Aby ste mohli dokumenty digitálne, resp. elektronicky podpisovať, potrebujete k tomu dve veci. Prvou je elektronický podpis uložený na čipovej karte alebo USB tokene. Digitálny podpis je vlastne šifrovací kľúč, ktorý je priradený konkrétnemu občanovi so známou identitou. Certifikačná autorita po vyplnení žiadosti skontroluje údaje a za poplatok vystaví kľúč. Práve ona zodpovedá za to, že pri každom podpise je možné overiť identitu občana, ktorý dokument podpísal. Certifikačná autorita za účelom zvýšenia pravosti overovania totožnosti preto žiada k vydaniu digitálneho podpisu preukázanie sa dvoma platnými dokladmi ako je napríklad vodičský a občiansky preukaz. Zaručený elektronický podpis je možné získať u jednej z deviatich certifikačných autorít. Ich zoznam je možné nájsť na www stránke Národného bezpečnostného úradu.
Druhou podmienkou na elektronické podávanie návrhov na registrový súd je špeciálny softvér certifikovaný Národným bezpečnostným úradom, ktorý sa postará o samotné podpisovanie dokumentov. Príkladom takéhoto programu je Qsign od spoločnosti Ardaco, ktorý je využívaný aj úradmi štátnej správy.
Vstupné náklady na zabezpečenie zaručeného elektronického podpisu ako aj programu sa pohybujú približne okolo sedem tisíc korún. Udržiavacie náklady, t.j. ročný správny poplatok za podpis je sedemsto a za podpisovací program cca do dvetisíc korún.
Po získaní zaručeného elektronického podpisu ako aj programu Qsign je potrebné zaregistrovať sa na Ústrednom portáli verejnej správy – www.portal.gov.sk . Uvedená registrácia musí byť už podpísaná zaručeným elektronickým podpisom. Prvou správou v schránke na portáli je potvrdenie o registrácii certifikátu. Toto potvrdenie je potreba vytlačiť a podpísať notársky overeným podpisom. Notár o tomto úkone spíše notársku zápisnicu, ktorá musí tvoriť prílohu potvrdenia o registrácii certifikátu. Po vyhotovení notárskej zápisnice potvrdzujúcej zhodu uvedených osobných údajov je potrebné doporučenou poštou potvrdenie spolu s notársku zápisnicu doručiť na adresu Úradu vlády Slovenskej republiky. Do dvoch dní príde užívateľovi správa do schránky na portáli o výsledku akceptácie či neakceptácie žiadosti o registrácii certifikátu. V prípade, že sa tak nestane, je vhodné, najlepšie telefonicky, kontaktovať podateľňu Úradu vlády, kde je k dispozícii kontaktná osoba zodpovedná za akceptáciu certifikátov. Po akceptácii žiadosti má užívateľ portálu oprávnenie na elektronické podávanie návrhov.
Elektronické podanie návrhu
Osoba, ktorá podpisuje návrh na zápis elektronickým podpisom, je povinná zabezpečiť overenie svojich osobných údajov na účely elektronického konania.Návrh musí byť doložený predpísanými listinami – prílohami. Tie môžu byť doložené v listinnej podobe alebo v elektronickej podobe. Pri podaní návrhu v listinnej podobe však nemožno podávať predpísané listiny elektronicky.
Elektronický návrh na zápis doložený prílohami v listinnej forme je doručený v okamihu, keď sú doručené všetky potrebné listiny a bol uhradený súdny poplatok. Návrhy do obchodného registra sa podávajú v elektronickej podobe tlačiva, ktoré sú dostupné pre registrovaných užívateľov Ústredného portálu verejnej správy – portal.gov.sk.
Poplatok za návrh
Registrový súd po prijatí návrhu vyzve navrhovateľa prostredníctvom e-mailovej pošty, resp. správy v schránke na portáli k zaplateniu príslušného poplatku. Lehota na zaplatenie súdneho poplatku je 15 dní odo dňa podania návrhu elektronickými prostriedkami. Tento poplatok je o polovicu nižší ako poplatok pri štandardnom zápise spoločnosti. V praxi to znamená, že namiesto desať tisíc korún, ktoré bolo treba k zápisu spoločnosti s ručením obmedzeným, postačuje iba päť tisíc korún. Poplatok je možné uhradiť prevodom z bankového účtu alebo priamo v hotovosti na príslušný účet v štátnej pokladnici. Štátna pokladnica nemá vlastné pobočky na realizáciu vkladu. V prípade záujmu o hotovostnú platbu, je potreba realizovať hotovostnú operáciu v pobočke niektorej z komerčných bánk. Ako prax ukázala, jednou z mála možných bánk, v ktorých je možné realizovať hotovostný vklad, samozrejme za príslušný poplatok, je Československá obchodní banka. Úhrada, či už prevodom alebo v hotovosti, je následne cca do dvoch pracovných dní pripísaná na účet registrového súdu.Zápis
Ak sú splnené zákonné podmienky na zápis, registrový súd vykoná zápis údajov do obchodného registra v lehote piatich pracovných dní od doručenia návrhu na zápis, tak ako to ukladá zákon o obchodnom registri. Po vykonaní zápisu navrhovaných údajov vydá registrový súd potvrdenie, ktoré bez zbytočného odkladu odošle, resp. vydá navrhovateľovi. Listinnú podobu výpisu z obchodného registra je možné klasicky vybrať na príslušnom registrovom súde na ktorom došlo k zápisu. Potvrdenie, resp. bezplatný zmenový či zápisový výpis z obchodného registra môže vybrať aj osoba splnomocnená navrhovateľom na základe neoverenej plnej moci.„Detské chyby“ zápisu
Ako ukázala prax, vyskytlo sa niekoľko závažných aj menej závažných ťažkostí so zápisom do obchodného registra. Každý nový systém, ktorý je uvedený do života, potrebuje istý časový úsek na vyladenie a vychytanie chýb či nedostatkov. Obdobne tomu je aj pri elektronickom podávaní návrhov. Medzi menej závažný nedostatok patrí nesporne predĺženie obdobia od samotného podania návrhu elektronickou formou a, v prípade splnenia príslušných podmienok, vydania výpisu z obchodného registra. Táto „vlastnosť“ systému je spôsobená tokom financií, t.j. správneho poplatku cez viacero inštitúcií. Ďalším, komfort uberajúcim nedostatkom je celková optimalizácia portálu pre internetové prehliadače. Je poľutovaniahodné, že portál nie je prispôsobený v súčasnosti najpoužívanejšiemu prehliadaču Internet Explorer 7.0 ani jeho hlavnému konkurentovi Mozilla Firefox. Po nespočetných skúsenostiach metódou pokus-omyl sa javí ako najvhodnejší prehliadač Internet Explorer 6.0. V súvislosti s elektronickým podávaním návrhov sa však prejavili aj kritické chyby systému. Predovšetkým išlo o zlyhanie, resp. technickú chybu v komunikácii medzi kompetentnými orgánmi, čo malo za následok odmietnutie vykonania prvozápisu obchodnej spoločnosti do obchodného registra. Pri revízii daného problému bola prešetrením zistená nesprávne pridelená zložka k úplne inému podaniu. Po intenzívnej telefonickej komunikácii s vyšším súdnym úradníkom bol napokon zápis obchodnej spoločnosti do obchodného registra úspešne zrealizovaný, avšak s dvojdňovým oneskorením. Postupom času bola zistená ďalšia nedokonalosť systému spočívajúca v obmedzení maximálnej veľkosti podávaného návrhu s prílohami. Pokusy odoslať podanie v rozsahu 15 MB viedli ku kritickému zlyhaniu portálu. Celá sústava je prednastavená na podávanie návrhov do veľkosti 20 MB, pričom je potrebné si uvedomiť, že ku každej prílohe je pri posielaní pridávaná tzv. „hlavička“, ktorá výrazne zvýši konečnú veľkosť žiadosti. Nevyhnutnou podmienkou pri príprave návrhu do elektronickej formy je dodržanie pravidiel skenovania príloh. Naskenované dokumenty musia byť v maximálnom rozlíšení 200 dpi uložené do tiff súboru. Opakovanými experimentami s podávaním návrhov bola stanovená maximálne možná veľkosť návrhu na 13 MB. Jednou z príčin enormne veľkých príloh je nepochybne novela živnostenského zákona. V zmysle novely je Živnostenský úrad povinný vydávať každú živnosť osobitne na jeden živnostenský list. Výsledkom je po naskenovaní živnostenských listov monštruózny súbor. Súčinnosť tejto novely s možnosťou podávať návrhy do obchodného registra elektronicky je evidentne v nesúlade, resp. vykazuje znaky nedoladenia. Taktiež ešte nie je doriešená možnosť podávania námietok elektronicky. V súčasnosti ich je možné podať len listovou formou. Je predpoklad, že všetky spomínané chyby a nedostatky budú v najbližšom období odstránené a neustále zvyšujúci sa podiel elektronických podaní bude vybavený bezproblémovo.Výpis z obchodného registra za desať korún.
Spomínaná novela zaviedla taktiež možnosť vyžiadania si výpisu z obchodného registra elektronickou formou. Za výpis z obchodného registra v elektronickej podobe sa platí 10 korún (v listinnej podobe zostáva 200 korún). Akceptovateľnosť tohto typu výpisu na právne úkony je zatiaľ otázna. Je však určite len otázkou času, kedy sa štátne či súkromné inštitúcie prispôsobia aj tejto novinke a bude možné využívať tento výpis obdobne plnohodnotne ako listinnú podobu.Elektronickou zmenou prešla aj zbierka listín. Poplatok za zaslanie elektronickej podoby listiny uloženej v zbierke listín elektronicky je iba desať korún. Za vyhotovenie fotokópie listiny uloženej v zbierke je spoplatnené za každú, aj začatú stranu tiež sumou desiatich korún listinne. Za vyhotovenie a vydanie potvrdenia o tom, že určitá listina nie je uložená do zbierky elektronicky, je výška poplatku obdobne desať korún, jej listinná verzia stojí na porovnanie 100 korún. V rámci ukladania do zbierky listín novela zaviedla možnosť ukladať do zbierky listín aj elektronickú podobu listiny podpísanú zaručeným elektronickým podpisom oprávnenej osoby, táto forma zostáva bezplatná aj pre elektronickú ako aj listinnú verziu. Nespornou výhodou je však ukladanie do zbierky listín z pohodlia kancelárie.
Budúcnosť
Napriek tomu, že nástup zaručenej elektronickej komunikácie je zatiaľ pomalý, občania ale hlavne úrady, si nový systém osvojujú. Prináša so sebou efektívnejšie vybavenie žiadostí, keďže obe strany sú oslobodené od zdĺhavého osobného kontaktu. Dôležitým faktorom, ktorý bude mať kľúčový dopad na masové rozšírenie elektronického podpisu, bude schopnosť príslušných inštitúcií zabezpečiť maximálnu dostupnosť softvéru, možnosť vybavenia podpisu na úrade blízko jeho domova (napr. notariát) a v neposlednom rade musí byť zohľadnená aj cenová dostupnosť.Spoločnosti Online s.r.o.
Ing. Lucia Krechňáková
Martin Mikeska
