Zbierka listín zhromažďuje zákonom ustanovené dokumenty, ktoré do nej ukladajú osoby zapísané do obchodného registra. Ide o fyzické osoby podnikateľov, obchodné spoločnosti, družstvá, organizačné zložky, odštepné závody a iné právnické osoby.
Zbierka je súčasťou obchodného registra, ktorý vedie každý krajský súd. Je verejne prístupná, každý má právo do nej nahliadať a po zaplatení súdneho poplatku aj žiadať vydanie kópie listiny tam uloženej alebo potvrdenie, že sa určitá listina v zbierke nachádza.
Uložené listiny sú najmä:
- spoločenská alebo zakladateľská listina
- všetky zmeny spoločenskej zmluvy
- listiny, ktorými sa preukazuje živnostenské oprávnenie
- príslušné listiny, ktorými sa preukazuje ustanovenie do funkcie alebo ukončenie funkcie
- vyhlásenie správcu vkladu
- rozhodnutie o zrušení obchodnej spoločnosti
- znalecký posudok, ktorým sa preukazuje hodnota nepeňažného vkladu
- prípadne iné listiny
Dňom 1. januára 2014 vznikol Register účtovných závierok ( RÚZ) s cieľom zníženia administratívnej náročnosti podnikania a zlepšenia dostupnosti a kvality informácií o účtovných jednotkách. Povinnosť uloženia a zverejnenia dokumentov účtovná jednotka splní predložením dokumentov finančnej správe (písomne, elektronicky). Účtovné jednotky priamo do RÚZ nepredkladajú žiadne dokumenty. Spôsob predloženia dokumentov do RÚZ je vymedzený v §23b zákona o účtovníctve:
- dokumenty vyhotovené v listinnej podobe sa doručujú daňovému úradu, ktorý ich prevedie do elektronickej podoby a následne postúpi do RÚZ;
- dokumenty vyhotovené v elektronickej podobe sa doručujú prostredníctvom portálu finančnej správy (www.financnasprava.sk)
Do registra účtovných závierok sa ukladajú dokumenty podľa § 23 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z.z.:
- riadne individuálne účtovné závierky,
- mimoriadne individuálne účtovné závierky,
- riadne konsolidované účtovné závierky,
- mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
- súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
- výkazy vybraných údajov z účtovných závierok zostavených podľa medzinárodných účtovných štandardov (ďalej len „IFRS“),
- správy audítorov,
- individuálne výročné správy,
- konsolidované výročné správy,
- ročné finančné správy emitentov (vyhotovujú len emitenti cenných papierov)
- oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky
Dokumenty sa ukladajú v elektronickej alebo v listinnej podobe.
V elektronickej podobe sa povinne ukladajú dokumenty podľa § 23 ods. 2 písm. c) až i) zákona a dokumenty, ktoré účtovná jednotka chce uložiť v cudzom jazyku. Dokumenty podľa § 23 ods. 2 písm. a) a b) zákona v elektronickej podobe povinne ukladá účtovná jednotka, ktorá zostavuje IFRS účtovnú závierku, Garančný fond investícií, Fond ochrany vkladov, zdravotná poisťovňa a osoby, ktorým daňový poriadok ukladá povinnosť doručovať podania elektronickými prostriedkami (najmä platitelia DPH).
Účtovná jednotka ukladá riadnu individuálnu účtovnú závierku a mimoriadnu individuálnu účtovnú závierku v registri najneskôr do šiestich mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje.
Pokuty a sankcie
Registrový súd uloží zapísanej fyzickej osobe alebo fyzickej osobe oprávnenej konať v mene zapísanej právnickej osoby pokutu až do výšky 3 310 €, ak si táto osoba nesplní povinnosť:
- podať návrh na zápis zmeny alebo výmaz zapísaných údajov v lehote ustanovenej zákonom,
- predložiť registrovému súdu listiny, ktoré sa ukladajú do zbierky listín, v lehote ustanovenej zákonom,
- na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu a identifikačné číslo, označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, a číslo zápisu, prípadne aj výšku základného imania a rozsah jeho splatenia (pričom tieto údaje je podnikateľ povinný uvádzať aj v písomnom úradnom styku a aj na svojej internetovej stránke, ak ju má zriadenú); uvádzať obchodné meno spolu s dodatkom označujúcim jeho súčasný právny stav, najmä s dodatkom „v likvidácii“, „v konkurze“ alebo „v reštrukturalizácii“.
alebo aj v prípade že:
- uvedie v návrhu na zápis nepravdivé údaje,
- doloží návrh na zápis listinami, ktoré nezodpovedajú skutočnému stavu,
- predloží registrovému súdu na uloženie do zbierky listín listiny, ktoré nezodpovedajú skutočnému stavu.
V niektorých prípadoch môže prísť až k zrušeniu spoločnosti:
- Podľa § 68 ods. 6 písm. f) Obchodného zákonníka súd na návrh štátneho orgánu, alebo na návrh osoby, ktorá osvedčí právny záujem, prípadne z vlastného podnetu rozhodne o zrušení spoločnosti, ak spoločnosť nesplnila svoju povinnosť uložiť do zbierky listín individuálnu účtovnú závierku za najmenej dve účtovné obdobia nasledujúce po sebe.